En la sesión de hoy:
- Vemos conceptos básicos del trabajo colaborativo.
- Abrimos una cuenta de almacenamiento Dropbox.
- Introducimos Google Drive.
Contenido teórico:
- Trabajo colaborativo y recursos en Internet.
- Almacenamiento con Dropbox.
- Almacenamiento y edición de documentos con OneDrive de Microsoft y Google Drive.
Trabajo colaborativo en Internet
Si pensamos en cómo hemos trabajado en equipo tradicionalmente en clase y oficinas siempre imaginamos un grupo de personas alrededor de una mesa debatiendo. Delante de ellos hay papeles, y cada uno va anotando sus ideas en su papel. En algunos casos hay una puesta en común en una pizarra o similar.
Bien, después, al finalizar la reunión, se pasan las conclusiones de unos a otros por correo electrónico. Pepe se lo manda a Jose, Alicia y a Marta; pero Alicia y Marta realizan algún cambio y se lo devuelven a Pepe, que ahora ve dos copias modificadas que ha de unificar en una para volverlo a distribuir. El proceso se hace tedioso y repetitivo. Y poco eficaz. Porque, al final, hay que revisar constantemente para ver si el único responsable de esto no se ha equivocado en algún punto.
Pero además, ¿qué ocurre si los mejores profesionales no coinciden en horarios, o no son de la misma ciudad o país? ¿qué ocurre el día que hay que hacer un trabajo en grupo para clase cae enfermo alguien? Si pensamos en los recursos y sacrificios dirigidos simplemente a concertar la reunión, veremos en seguida la ventaja de el uso de Internet para dichas tareas.
Hoy en día es posible que las personas trabajen juntas desde determinados servicios de Internet. Pueden dibujar juntos y a la vez sobre el mismo lienzo, o escribir sobre el mismo documento, de una forma centralizada y desde cualquier punto del planeta. No necesitan ningún recurso en excepcional, salvo conexión a Internet, por lo que podrán trabajar tanto en un móvil como en un portátil, tableta u ordenador de sobremesa, sin distinción.
Si antiguamente un documento existía simplemente en mi ordenador, ahora hay formas de almacenamiento y de edición que permiten que exista en un espacio común en Internet y se comparta de forma flexible entre distintas personas.
Veamos algunos ejemplos de espacios de almacenamiento de información, como Dropbox; así como espacios de trabajo y edición de documentos como One Drive y Google Drive.
Almacenamiento con Dropbox
El servicio de Dropbox es gratuito y multiplataforma, y permite almacenar archivos en Internet. Es decir, podemos poner contenidos como fotografías, formularios, cartas, informes... directamente en una carpeta que se almacenará por la compañía Dropbox en Internet y en vez de guardarlos únicamente en nuestro ordenador o memoria USB.
¿Qué ventajas nos proporciona esto? Pues obviamente que podremos:
- Compartir fácilmente en material y mantenerlo centralizado.
- Guardar copias de seguridad de nuestros documentos más valiosos, para evitar su pérdida si se nos rompe el ordenador, por ejemplo.
- Disponer desde cualquier lugar de nuestra información, protegida bajo contraseña.
Para registrarse y empezar a utilizarlo sólo es necesario entrar en la página https://www.dropbox.com/ y rellenar el formulario. Una vez registrados dispondremos de un correo y contraseña de acceso que garantizarán que sólo nosotros podamos ver nuestros documentos.
Este es el aspecto que presenta el servicio:
En la zona central aparecerán los archivos que tengamos guardados. Para incluir alguno sólo es necesario arrastrarlo hasta ese espacio desde su carpeta de origen.
Para borrar, descargar, compartir o mover un archivo únicamente debemos hacer clic sobre él o ellos y utilizar los botones de la zona superior.
A la izquierda hay un menú que nos puede ayudar a organizarnos, en caso de que lo utilicemos mucho.
Con el tiempo y la experiencia iremos observando que las carpetas son aquellas que aparecen de color azul, los archivos son aquellos que terminan en su extensión (punto seguido de algo) como por ejemplo .pdf. Aquellas carpetas que sean para trabajos compartidos aparecerán con dos muñequitos dibujados.
Hay que recordar que Dropbox no sirve para crear ni editar. Simplemente es un almacén donde guardar información. Su capacidad es de 2GB de almacenamiento gratuito (ampliable previo pago).
Almacenamiento y edición de documentos
Existen otros servicios, algo más completos, que nos permiten no sólo almacenar estos documentos sino también modificarlos directamente en Internet, o incluso crearlos, exactamente igual que si trabajáramos con archivos que se encuentran en nuestro equipo. Dos ejemplos son:
- One Drive de Microsoft. (15 GB de almacenamiento)
- Google Drive de Google. (15GB de almacenamiento)
Nosotros nos centraremos en Google Drive porque tenemos cuentas de correo de Google (Gmail) y el servicio viene incluido. Además, está más desarrollado, pues fue pionero en este tipo de servicios. Sin embargo, es interesante que conozcáis ambos, pues prestan servicios similares.
Introducción a Google Drive
Como hemos dicho, si ya tenemos una cuenta de Google sólo necesitamos activar el servicio. La página web de acceso a este servicio es drive.google.com o, como ya sabéis, desplegando el menú de Google en forma de cuadrados y escogiendo la opción Drive. Deberemos de introducir nuestros datos de acceso de Google (correo gmail y contraseña) o crear una cuenta si no disponemos de una.
El aspecto que presenta el servicio es el siguiente:
Como en el caso de Dropbox, hay una zona principal central donde salen listados los archivos y carpetas. Las carpetas compartidas tienen un muñeco identificativo y los archivos muestran su extensión (.docx en el ejemplo). Los archivos y carpetas se incluyen aquí también arrastrándolos o bien desde el botón rojo Nuevo, que permite Subir carpeta o Subir archivo.
Nota: Recordamos que "Subir" es copiar algo de nuestro ordenador a Internet, para que esté accesible desde cualquier ordenador con acceso. El proceso opuesto es "Bajar" o "Descargar" que es copiar algo de Internet a nuestro ordenador.
Igual que en el caso anterior, al marcar un archivo aparecen arriba los botones de acción para descargarlo, compartirlo, borrarlo, etc.
En la zona de la izquierda están las carpetas que permiten que nos organicemos. En "Mi unidad" veremos nuestras cosas y en "Compartido conmigo" los contenidos de otras personas a las que tengamos acceso.
Entonces, ¿cuál es la diferencia con Dropbox? Para empezar tiene 15GB de almacenamiento, y no 2GB. Pero la gran diferencia es el botón Nuevo. Desde él no sólo copiamos cosas de un lugar a otro sino que podemos crear nuevos documentos, presentaciones, hojas de cálculo, formularios, dibujos... y modificarlos directamente desde aquí, tanto de forma privada como compartida.
Es decir, podemos crear un dibujo, compartirlo con alguien con el botón Compartir y agregando su dirección éste ya podrá verlo o editarlo (según los permisos que le demos). Cuando lo deseemos, podremos dejar de compartir el archivo con una, varias o todas las personas que previamente tenían acceso.
El botón Nuevo lo exploraremos mejor en la próxima sesión de práctica.
